2. Согласие участников

Участников следует заранее уведомить о формате встречи, и, если устав сам по себе не устанавливает порядок проведения, может потребоваться их согласие.

3. Выбор платформы для онлайн-встреч

Платформа для видеоконференций, такая как Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, должна позволять следующее:

• идентификация участников;

• подготовка официального документа;

• регистрация результатов голосования.

4. Запись голосов и подготовка протоколов.

Протокол собрания можно подписать следующим образом:

• квалифицированная электронная подпись, подходящая для дистанционных процедур;

• или собственноручную подпись после онлайн-встречи, если это было согласовано участниками.

Результаты голосования могут фиксироваться с помощью электронных систем, а также аудио- или видеозаписи, прилагаемые к протоколам или хранящиеся вместе с ними.

5. Уведомление для участников

Уведомление о дате, времени, повестке дня и формате собрания должно быть направлено в соответствии с законом и уставом ООО, например, не позднее чем за 10 дней до собрания, если такой срок установлен.

Какие вопросы можно решить на онлайн-совещании?

Онлайн-общее собрание может рассматривать вопросы, входящие в компетенцию общего собрания согласно Закону Украины «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», в том числе:

• поправки к уставу;

• назначение руководящих органов;

• распределение прибыли;

• решения, касающиеся продажи недвижимости или других активов;

• утверждение финансовой отчетности;

• прием новых участников.

Особое внимание следует уделить решениям, касающимся недвижимости, корпоративных прав и крупных финансовых сделок. В таких случаях может быть полезно предоставить дополнительные доказательства, документирующие каждый этап процесса принятия решения.

Риски и рекомендации

Несмотря на преимущества дистанционного формата, сохраняются определенные риски:

• Решения могут быть оспорены, если были нарушены права участников;

• Идентификация участников может быть оспорена;

• В процессе голосования или обмена информацией могут возникать технические сбои;

• Устав следует пересмотреть заранее;

• Идентификация участников должна осуществляться посредством квалифицированных электронных подписей, видеозаписей или документального подтверждения;

• Протокол совещания следует сохранить для подтверждения правильности процедуры.

Преимущества онлайн-встреч для бизнеса и компаний, работающих в сфере недвижимости.

Для многих компаний удаленный формат работы позволяет:

• незамедлительно принимать резолюции;

• привлечение участников, находящихся в разных регионах и странах;

• экономить время и ресурсы;

• эффективно решать вопросы корпоративного управления.

Проведение общих собраний акционеров холдинговых компаний в онлайн-формате может быть эффективным инструментом корпоративного управления, обеспечивающим соблюдение применимых правовых и процессуальных требований. Это позволяет обеспечить преемственность управления, сохраняя при этом надлежащий уровень правовой определенности.

Процедура проведения дистанционных собраний должна сочетать в себе удобство цифровых технологий с надежным подтверждением уведомления, участия и голосования. Правильная настройка позволяет владельцам, находящимся в разных местах, принимать корпоративные решения, не жертвуя при этом юридической силой протокола собрания.